Pengarsipan Elektronik

Pengarsipan Elektronik

Digital Archiving Policy | Latihan Jurnal UM-Surabaya

Pengarsipan elektronik merupakan bagian penting dari pengelolaan publikasi ilmiah untuk mendukung penyimpanan, perlindungan, pemeliharaan, dan keberlanjutan akses terhadap artikel yang telah diterbitkan. Latihan Jurnal UM-Surabaya menyusun kebijakan pengarsipan elektronik sebagai pedoman dalam mempelajari tata kelola preservasi publikasi ilmiah secara digital.

Komitmen Preservasi Digital

Kebijakan pengarsipan bertujuan menjaga agar artikel ilmiah, metadata publikasi, dan dokumen pendukung dapat dipelihara secara aman dan tersedia dalam jangka panjang. Pelaksanaan preservasi memerlukan prosedur pencadangan, pemeriksaan integritas data, dan pengelolaan akses yang berkelanjutan.

1. Tujuan Pengarsipan Elektronik

  1. Menjaga keberlanjutan akses terhadap artikel ilmiah.
  2. Mengurangi risiko kehilangan data dan dokumen publikasi.
  3. Melindungi integritas serta keaslian berkas digital.
  4. Mendukung ketersediaan metadata dan informasi bibliografis.
  5. Memfasilitasi pemulihan data apabila terjadi gangguan teknis.
  6. Mendukung pelestarian karya ilmiah untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.

2. Cakupan Pengarsipan

Pengarsipan digital dapat mencakup berbagai komponen publikasi ilmiah yang diperlukan untuk mendukung keberlanjutan dan keterlacakan artikel.

Artikel Ilmiah

Berkas artikel yang telah diterbitkan, seperti PDF dan format publikasi digital lainnya.

Metadata Publikasi

Judul artikel, identitas penulis, abstrak, kata kunci, tanggal publikasi, volume, nomor, dan informasi bibliografis lain.

Dokumen Pendukung

Lampiran, dataset, materi tambahan, serta dokumen terkait yang diizinkan untuk diarsipkan.

Informasi Editorial

Catatan administratif dan riwayat editorial yang diperlukan untuk tata kelola jurnal, dengan tetap menjaga kerahasiaan dan keamanan data.

3. Metode Pengarsipan Digital

Beberapa metode yang dapat digunakan untuk mendukung pengarsipan dan preservasi publikasi ilmiah dijelaskan dalam tabel berikut.

Metode Fungsi
Pencadangan Berkala Menyimpan salinan data untuk mendukung pemulihan ketika terjadi gangguan.
Repositori Institusi Menyimpan salinan artikel pada repositori yang dikelola institusi.
Preservasi Terdistribusi Memelihara salinan publikasi pada lebih dari satu lokasi.
Pemeriksaan Integritas Memeriksa apakah berkas digital tetap utuh dan tidak rusak.
Migrasi Format Menjaga keterbacaan berkas ketika format atau teknologi berubah.

4. Contoh Layanan Preservasi Digital

Berikut contoh layanan dan pendekatan preservasi digital yang dapat dipelajari dalam pengelolaan jurnal ilmiah. Penyebutan layanan tidak menunjukkan bahwa jurnal telah menggunakannya.

PKP Preservation Network (PKP PN)

PKP Preservation Network merupakan layanan preservasi digital yang dikembangkan untuk membantu mempertahankan akses jangka panjang terhadap konten jurnal ilmiah yang memenuhi persyaratan layanan. Partisipasi dan keberhasilan pengarsipan perlu diverifikasi melalui sistem yang bersangkutan.

Informasi PKP Preservation Network

LOCKSS

LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe) merupakan pendekatan preservasi digital terdistribusi yang bertujuan menjaga keberlanjutan akses terhadap koleksi digital melalui penyimpanan sejumlah salinan.

Informasi LOCKSS

Repositori Institusi

Repositori institusi dapat digunakan untuk menyimpan salinan artikel ilmiah dan metadata publikasi, dengan memperhatikan ketentuan hak cipta, lisensi, serta kebijakan penyimpanan institusi.

5. Prosedur Pengarsipan Elektronik

Dalam rancangan kebijakan ini, proses pengarsipan digital meliputi tahapan berikut:

01 | Persiapan Berkas Publikasi

Memastikan berkas artikel dan metadata publikasi telah lengkap dan sesuai dengan versi yang diterbitkan.

↓

02 | Penyimpanan Arsip

Menyimpan berkas dan metadata pada media penyimpanan yang dikelola secara aman.

↓

03 | Pencadangan Data

Membuat salinan cadangan berkas dan basis data sesuai jadwal serta prosedur yang ditetapkan oleh pengelola sistem.

↓

04 | Pemeriksaan Integritas

Memeriksa keterbacaan, kelengkapan, dan integritas berkas secara berkala.

↓

05 | Pemeliharaan dan Pemulihan

Melakukan pemeliharaan arsip dan menguji prosedur pemulihan agar salinan cadangan dapat digunakan saat diperlukan.

6. Pencadangan dan Keamanan Data

Pencadangan data merupakan salah satu upaya untuk mengurangi risiko kehilangan informasi akibat gangguan perangkat keras, kesalahan manusia, kerusakan sistem, atau kejadian lainnya. Kebijakan pencadangan harus disertai pengamanan akses dan pengujian pemulihan.

Praktik Pencadangan yang Dianjurkan
  • Membuat cadangan berkas dan basis data secara berkala.
  • Menyimpan salinan pada lokasi atau sistem terpisah.
  • Membatasi akses hanya kepada petugas yang berwenang.
  • Memastikan salinan cadangan terlindungi dari perubahan tidak sah.
  • Melakukan pengujian pemulihan data secara berkala.
  • Mendokumentasikan kegiatan pencadangan dan pemulihan.

7. Hak Cipta dan Akses terhadap Arsip

Pengarsipan artikel perlu memperhatikan ketentuan hak cipta dan lisensi yang berlaku. Dalam kebijakan contoh Latihan Jurnal UM-Surabaya, artikel diterbitkan menggunakan lisensi Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International (CC BY-SA 4.0).

Ketentuan Penyimpanan Artikel

Salinan artikel yang dibagikan melalui repositori perlu disertai informasi penulis, sumber publikasi asli, dan lisensi. Informasi editorial yang bersifat rahasia tidak boleh disebarluaskan tanpa dasar kewenangan atau izin yang sesuai.

8. Status Layanan Preservasi

Status: Belum Diverifikasi

Penggunaan layanan preservasi eksternal seperti PKP PN atau LOCKSS belum dinyatakan aktif pada halaman latihan ini. Informasi status preservasi harus diperbarui berdasarkan konfigurasi, bukti penyimpanan, dan hasil verifikasi layanan.

9. Evaluasi dan Pemeliharaan Arsip

Pengelola jurnal perlu melakukan evaluasi terhadap ketersediaan berkas, keamanan penyimpanan, kelengkapan metadata, dan keberhasilan prosedur pencadangan. Evaluasi dilakukan untuk mengidentifikasi risiko, memperbaiki kelemahan, serta meningkatkan kesiapan pengelolaan arsip jangka panjang.

Preserving Scientific Knowledge

Menjaga integritas, keamanan, dan keberlanjutan akses terhadap publikasi ilmiah melalui tata kelola arsip digital yang bertanggung jawab.

Catatan: Kebijakan pengarsipan elektronik pada halaman ini merupakan contoh untuk keperluan latihan pengelolaan Latihan Jurnal UM-Surabaya. Mekanisme pencadangan, penyimpanan, dan preservasi digital perlu disesuaikan dengan fasilitas serta prosedur yang benar-benar diterapkan oleh pengelola jurnal.